Hos Vibeke Butzbach - YourMindCoach (herefter ”YourMindCoach”) passer jeg på dine personoplysninger.

På denne side kan du bl.a. læse om, hvornår, hvordan og til hvilke formål, der indsamles personoplysninger, hvor længe de opbevares, og hvem de deles med.

Du kan også læse, hvilke rettigheder du har, og hvordan du kan kontakte YourMindCoach, hvis du har spørgsmål til brugen af dine personoplysninger.

 

Dataansvarlige – hvordan kontakter du mig?
Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger i YourMindCoach, er:

 

YourMindCoach ApS
Galionsvej 9, 3-1
1437 København K
CVR-nr. 44879964

Telefon: + 45 22 27 44 74
 

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte mig på vibeke@yourmindcoach.dk

Behandlingsaktiviteter

Der indhentes kun persondata i de tilfælde, hvor det er relevant.

 

Ved indsamling, behandling og anvendelse af dine persondata overholdes alle relevante lovbestemmelser.

 

Dine persondata opbevares kun, så længe der er en juridisk forpligtelse hertil, eller så længe det er relevant for den hensigt, hvormed de blev indsamlet.

 

Der indsamles personoplysninger i forbindelse med følgende behandlingsaktiviteter:

Besøg på hjemmeside

Når du benytter hjemmesiden indsamles og behandles der typisk følgende typer af oplysninger:

• Et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon

• Dit IP-nummer

• Hvilke sider du klikker på (interesser).

Hjemmesiden anvender "cookies", som er en tekstfil, der gemmes på din computer, mobil, tablet eller anden enhed du bruger for, at du kan tilgå denne hjemmeside, hvilket du kan læse mere om i  cookiepolitikken.

Kommunikation med potentielle kunder

Når du har spørgsmål, eller ønsker at høre mere om min services, så kan du kontakte mig via:

• Kontaktformular

• Email

• Telefon

 

Herigennem vil jeg behandle dine personoplysninger, så jeg kan indgå i en dialog med dig fx svare på spørgsmål om mine ydelser. Jeg behandler kun den information, som du giver i forbindelse med vores kommunikation.

 

Jeg vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, e-mail, telefonnummer, og årsag til din henvendelse.

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

 

Jeg opbevarer og behandler kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt i forhold til det fastsatte formål med behandlingen. Når det står klart, om du ønsker mine ydelser eller ej, slettes eller overføres dine personoplysningerne til de nødvendige arbejdsdokumenter under overholdelse af de sikkerhedsforanstaltninger.

 

Coaching sessioner

Som led i coaching skriver jeg noter. Jeg noterer oplysninger i forbindelse med den første henvendelse, bl.a. årsag til henvendelse og noterer oplysninger løbende under vores coachingsamtale og efter hver session.

 

De oplysninger jeg indsamler er: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, og såfremt du selv oplyser det og alene hvor det er relevant for coachingforløbet, kan jeg notere oplysninger om: nationalitet, køn, din uddannelse, arbejdsforhold, samt alene hvor det er særligt relevant personlige og følsomme oplysninger herunder oplysninger om helbred, seksuelle, religiøse, racemæssige, familiære eller andre sociale forhold.

 

Hvilke oplysninger, der indsamles, afhænger af, hvilke oplysninger du giver. Jeg noterer kun oplysninger, der er relevante og nyttige i forhold til det coachende forløb.

 

Formålet med behandlingen af oplysningerne er at sikre kontinuitet i et coachingforløb og yde den bedst mulige coaching og rådgivning samt til brug for kommunikation og fakturering. Noterne er et arbejdsredskab for mig, og som hjælper mig med at huske mine refleksioner vedrørende forløbet og andre relevante oplysninger.

Der er implementeret særlige sikkerhedsforanstaltninger. I selve noterne registreres du anonymiseret og under pseudonym, og noterne vil således ikke være personhenførbar. Dvs. hvis en fremmed læste mine noter, vil du ikke kunne findes og genkendes. Jeg bestræber mig på at skrive i et neutralt sprog uden identificerbare konkrete oplysninger.

 

Navn, adresse, telefonnummer og e-mail registreres og opbevares i et separat dokument. Øvrige oplysninger, som skrives i mine noter, opbevares i særskilt mappe i enten papirformat eller elektronisk med adgangskode.

Tabellen, der knytter pseudonymerne til de oprindelige persondata opbevares ligeledes adskilt fra de pseudonymiserede data og i aflåst mappe, som alene jeg har adgang til.

 

Jeg sender ingen mails eller vedhæftninger med personfølsomme oplysninger.

Hjemlen til at behandle ovennævnte personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a (samtykke), b (opfyldelse af kontrakt) og/eller c (retlig forpligtelse, jf. bogføringsloven).

Når jeg afslutter et forløb med en klient, sletter jeg alle noter. Almindelige personoplysninger opbevares så længe jeg er forpligtet hertil, jf. nedenfor om bogføring.

 

I nogle få tilfælde vælger jeg gemme noter efter at et forløb er afsluttet. Det gør jeg alene, hvis jeg fx har aftalt med klienten at vedkommende holder en pause fra coaching og vil vende tilbage inden for den nærmeste fremtid.

Jeg har tavshedspligt og opbevarer data ud fra principper om dataminimering, integritet og formålsbestemthed.

 

Kunder og kommunikation

Som led i levering af ydelser kommunikerer jeg med mine kunder, så jeg sikrer, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan jeg behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende. 

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Når ydelsen er leveret og eventuelle udestående er afsluttede, så vil jeg umiddelbart herefter slette personoplysningerne.

Nyhedsbrev

 

Jeg har et nyhedsbrev, som det er frivilligt at tilmelde sig – og du kan altid framelde dig dette igen. 

Formålet med nyhedsbrevet er at sende de tilmeldte mails med ny information fra virksomheden, som kan omhandle nyt indhold på hjemmesiden, annoncering af ydelser.

Jeg vil kun sende dig mails, hvis du har givet dit aktive samtykke til dette. Det kræver i første omgang, at du angiver din mailadresse, som jeg efterfølgende sender en mail til for, at du kan bekræfte tilmeldingen.

Hjemlen til at behandle dine personoplysninger (dvs. mailadressen) i forbindelse med nyhedsbrevet vil være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra a.

 

Jeg vil behandle dine personoplysninger, så længe at du stadig er tilmeldt nyhedsbrevet. Ved afmeldelse af nyhedsbrevet, stopper fremsendelse af nyhedsbreve fremadrettet. Har jeg ikke sendt dig et nyhedsbrev i 1 år, så bortfalder dit samtykke som følge af passivitet.

Ved framelding af nyhedsbrevet, så gemmer jeg dit nu tidligere samtykke i 2 år efter, at det senest er anvendt pga. forældelseskrav jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3. 

Bogføring

 

I henhold til bogføringsloven skal jeg gemme alle regnskabsbilag. Det betyder, at jeg gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring. Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.

Hjemlen til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforord-ningens artikel 6, stk.1 litra c.

Jeg opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet. 

Databehandlere

 

Jeg har samarbejdspartnere og benytter leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.

 

Jeg har min hjemmeside hos wix.com , som fungerer som databehandler. Alle persondata, som du oplyser på min hjemmeside, vil blive opbevaret i wix.coms datacentre.

 

Jeg anvender andre eksterne virksomheder som leverandører for at levere mine ydelser bedst muligt.

Såfremt disse eksterne leverandører behandler personoplysninger på mine vegne for at levere deres ydelser, er de databehandlere og der vil de kun behandle personoplysninger efter min instruks og i overensstemmelse med lovgivningens krav til databehandlere.

Der er indgået databehandleraftaler med alle databehandlere, hvilket er min garanti for, at de overholder gældende regler om beskyttelse af dine personoplysninger.

 

Videregivelse af personoplysninger 

 

Jeg videregiver ikke dine personoplysninger til tredjemand (selvstændige databehandlere).

Profilering og automatiserede afgørelser

Jeg foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.

Tredjelandeoverførsler

 

Jeg benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS. 

I nogle tilfælde er dette ikke muligt og her kan der benyttes databehandlere og underdatabehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende beskyttelse. Dette gælder for anvendelsen af wix.

Personoplysninger, der behandles af Wix, behandles i første omgang af Wix.com Ltd. (Israel, og kan derefter overføres til andre Wix-enheder til opbevaring og, om nødvendigt, for at levere Wix´s tjenester. Wix har bl.a. datacentre i USA.

Wix indestår for at enhver overførsel til et tredjeland uden for EU/EØS vil blive foretaget i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove.

 

Der er indgået en databehandleraftale med Wix. Overførsler til Wix-enheder er omfattet af en Wix-virksomhedsintern databehandlingsaftale, som indfører passende sikkerhedsforanstaltninger, som kræves for at sikre, at grænseoverskridende overførsler udføres i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslove (dvs. overførsel til sikre tredjeland, benyttelse af det nuværende og opdaterede sæt Standard Contractual Clauses (SSC), anvendelse af Privacy Shield-ordningen). Endvidere er Wix´s datacenter i Israel ISO 27001 og 27018 certificeret.

Behandlingssikkerhed

 

Jeg holder behandlingen af personoplysninger sikker ved at have indført passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som sikrer, at dine oplysninger ikke kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelsesforordningen.

 

Vær opmærksom på, at fremsendelse af almindelig e-mail ikke sker krypteret.

De registreredes rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til min behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte mig, så jeg kan hjælpe dig med dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som jeg behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

 

Ret til sletning

 

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for den almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

 

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må jeg fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod mine ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

 

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Tilbagetrækning af samtykke

Når min behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage. 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, jeg behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.